在实际工作中,复函与答复性报告有许多相似之处,都是针对某些部门提出的质询和质疑进行有针对性的回复,所以常常被人混淆,想要正确使用这两种文体,必须认真加以辨别。
两者的区别主要表现在以下几个方面。
一、行文方向
按照公文行文方向的不同,公文可以分为下行文、平行文和上行文。
函属于典型的平行文,主要用于平行机关,或者不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
答复性报告是典型的上行文,行文对象为上级机关。报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问,实现下情上达,也便于上级机关准确有效地指导自己的工作。
二、功能范围
函和报告的功能有很多,除了答复功能之外,还有其他功能。
比如函除了复函之外,还有发函,包括需要回复的申请函、商洽函、询问函,以及不需要回复的告知函。复函一般要与来函相对应,是对来函的一种答复和说明。在特殊情况下,复函还可以回应请示,当请示的事项不予批准,可以用函的方式进行回复。还有一些被直接上级机关授权的办公室,也可以用“复函”代行“批复”的职能。
报告除了答复性报告之外,还有工作报告和情况报告等。报告既可以回应上级部门的通知,或者授权办文机构的来函,又可以回应上级转来的信件和上级来电,发文事由灵活多变。
三、标题格式
函和报告与其他公文一样,标题一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成,但两者的标题又有所不同。
发函的标题一般为“××关于××××的函”;复函的标题一般为“××关于(同意)××××的复函”,要体现出“复”字。
报告的标题可以直接写为“××关于××××的报告”。即使是答复性的报告标题也可以直接写成报告。
四、机关代字
发文机关代字是发文字号的重要组成部分,一般由机关代字与发文性质代字构成。批复、函、报告在使用答复功能时,机关代字上也有所差异。
复函的机关代字相对简单,就是“×函”。报告属于上行文,机关代字应写作“×发”,这个“发”并非“下发”,而是指采用了“文件格式”,以区别于“信函式”公文。
在结语使用上,复函一般用“特此函复”或“专此函复”作结。答复性报告一般用“特此报告”作为结语。
五、语言风格
复函和答复性报告行文关系不同,受文对象不同,语言风格也有一定的区别。
复函作为平行文,语言表达要和缓诚恳,注重礼貌,体现出对对方的充分尊重。
回复性报告是上行文,语言表达要谦虚恭敬,表现出下级对上级的尊重与服从。
批复、答复函和回复性报告的行文语气和常用语也有所不同。在引用来文的相关内容时,对于不相隶属机关,称呼对方时用“贵”字,以体现对对方的尊重与礼貌。双方之间使用的复函,其发文引据一般用“贵单位《关于……的函》收悉”的语句,使用“经研究,现答复如下:同意……”的句式,文中只要提到对方单位,便用“贵”字当头。
回复性报告常用“×月×日《关于×××××的函》收悉”或“×月×日××机关(单位)转来的×××文已悉”,然后用“经调查(了解),现将有关情况报告如下:……”等句式,以表示对上级机关安排工作的重视。
对什么人说什么话,在什么山上唱什么歌,这一点在公文的语言中有着充分的体现。